Αποπληρωμή οικονομικής συμμετοχής

Μετά το πέρας της δράσης,  ο φορέας θα πρέπει να καταθέσει τα παρακάτω δικαιολογητικά:

1. Τιμολόγιο ποσού οικονομικής συμμετοχής ΕΟΤ συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α., όπως αυτό ορίζεται στην απόφαση ΕΟΤ.

Θα εκδοθεί με τα εξής στοιχεία:

ΕΛΛΗΝΙΚΟΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ, Ν.Π.Δ.Δ.

ΤΣΟΧΑ 7, 11521 ΑΘΗΝΑ 

ΑΦΜ. 090010364

Δ.Ο.Υ. ΨΥΧΙΚΟΥ

Επί του τιμολογίου θα αναγράφεται ο α/α της ανάληψης υποχρέωσης.

ΠΡΟΣΟΧΗ: 

Το τιμολόγιο πρέπει να αποσταλεί το συντομότερο δυνατόν μετά το πέρας της ενέργειας και όχι αργότερα από τη λήξη του οικονομικού έτους που έχει λάβει χώρα η δράση. 

Το τιμολόγιο αποστέλλεται:

• μέσω συμβατικού ταχυδρομείου / υπηρεσίας ταχυμεταφορών (ΠΡΟΣ: Ελληνικός Οργανισμός Τουρισμού, Διεύθυνση: Τσόχα 7, ΤΚ 11521 Αθήνα – Υπ΄όψιν τμήματος Δημοσίων Σχέσεων) ή

• μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου  στο:  gram_publicrelations@gnto.gr

2. Αναλυτικό απολογισμό της δράσης των εσόδων και των δαπανών αυτής . Κατά την υποβολή του απολογισμού της δράσης, οι δαπάνες του φορέα θα αναγράφονται ξεχωριστά από τις απευθείας αναθέσεις φορέων Γενικής Κυβέρνησης, οι οποίες όμως θα υπολογίζονται στις γενικές δαπάνες που αφορούν στη δράση. 

Ο αναλυτικός απολογισμός δεν θα πρέπει να παρουσιάζει μεγάλη απόκλιση από τον προϋπολογισμό της δράσης που κατατέθηκε με το αίτημα του φορέα διοργάνωσης, ήτοι περίπου 20%.

3. Αναλυτικό Ειδικό Απολογισμό οικ. συμμετοχής ΕΟΤ (δηλ. τι πληρώθηκε με το ποσό του Ε.Ο.Τ.), ο οποίος θα συνοδεύεται από φωτοαντίγραφα των τιμολογίων που αφορούν σε αυτές τις δαπάνες, τα οποία θα πρέπει να είναι εξοφλημένα, προσκομίζοντας τις σχετικές αποδείξεις εξόφλησης ή ηλεκτρονικές πληρωμές , όπου είναι απαραίτητο. (Ο φορέας θα πρέπει να καταθέσει ως τιμολόγια: τιμολόγια και Δελτία Αποστολής ή Τιμολόγια – Δελτία Αποστολής).

Επίσης, ο φορέας θα πρέπει να καταθέσει Υπεύθυνη Δήλωση στην οποία θα δηλώνεται ρητά ότι τα τιμολόγια του ειδικού απολογισμού δεν θα τα εισπράξει από οπουδήποτε αλλού και δεν θα τα παρουσιάσει σε άλλο φορέα Γενικής Κυβέρνησης. Απόκλιση δεν θα πρέπει να παρουσιάζουν, απολογιστικά, και οι δαπάνες που έχει επιλέξει να καλύψει ο ΕΟΤ, μέσω της οικονομικής του συμμετοχής (Σημείωση: τα στοιχεία των εν λόγω τιμολογίων είναι αυτά που θα πρέπει εκ μέρους του φορέα να αναρτηθούν στο Μητρώο Επιχορηγούμενων Φορέων – Διαύγεια, σύμφωνα με όσα ορίζονται στο θεσμικό πλαίσιο της αναφερόμενης πλατφόρμας).

4. Πλην του ειδικού απολογισμού της δράσης, ο φορέας θα πρέπει να προσκομίζει και λοιπά φωτοαντίγραφα υποτιμολογίων (μη εξοφλημένων) της συνολικής δράσης, τουλάχιστον του 50- 60% του συνολικού απολογισμού της ενέργειας.

Επισήμανση:

• Η διαφορά /απόκλιση του συνολικού ποσού της δράσης δεν θα πρέπει να υπερβαίνει το 20% περίπου

• Η διαφορά/απόκλιση των ποσών των δαπανών που έχει επιλέξει να καλύψει ο ΕΟΤ. Στην περίπτωση που η διαφορά προϋπολογισμού και απολογισμού της δαπάνης είναι μεγάλη, τότε θα πρέπει ο ΕΟΤ να προβεί σε μείωση της οικονομικής συμμετοχής και ο φορέας να πληρωθεί το ποσό που αναφέρεται ως εξοφλημένο, στο σχετικό τιμολόγιο. 

Πριν της απόφασης μείωσης της οικονομικής συμμετοχή ο φορέας θα ενημερώνεται και θα καταθέτει τις απόψεις του.

• Σύμφωνα με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης ,το αρμόδιο για τον προληπτικό έλεγχο νομιμότητας των σχετικών δαπανών όργανο ,πρέπει να έχει σε κάθε περίπτωση στη διάθεσή του τα έγγραφα στοιχεία και αποδεικτικά που θα του επιτρέψουν τον έλεγχο του σκοπού της επιχορήγησης προκειμένου να διαπιστωθεί αν αυτή καλύπτει θέματα που άπτονται του τομέα του τουρισμού καθώς και τον έλεγχο της μη υπέρβασης του εύλογου δηλ. του αναγκαίου και επιβαλλόμενου από τις περιστάσεις μέτρου, στην οικονομική συμμετοχή αυτού.

Παραδείγματα: Στην περίπτωση που ο ΕΟΤ καλύψει έξοδα δαπανών:

• Οπτικοακουστικός εξοπλισμός: στα δικαιολογητικά /αντίγραφα τιμολογίων, θα πρέπει να συμπεριλαμβάνεται το τιμολόγιο – δελτίο αποστολής των μεταφερόμενων ειδών ή/και τιμολόγιο ενοικίασης

• Διαμονή σε ξενοδοχεία: τα φωτοαντίγραφα τιμολογίων των ξενοδοχείων θα πρέπει να συνοδεύονται με κατάλογο ονομάτων που φιλοξενήθηκαν στα καταλύματα (ονοματεπώνυμο, ιδιότητα, χώρα).

• Επικοινωνιακό υλικό (τσάντες, αφίσες, μπάνερς, διαπιστεύσεις, κλπ.):στα δικαιολογητικά /αντίγραφα τιμολογίων, θα πρέπει να συμπεριλαμβάνεται το τιμολόγιο – δελτίο αποστολής).

• Εστιατόρια / φιλοφρονήσεις: αντίγραφο τιμολογίου εξόφλησης εστιατορίου, στο οποίο θα επισυνάπτονται τα δελτία παραγγελίας (είναι οι αρχικές μηδενικές αποδείξεις παραγγελίας), καθώς και κατάλογος των συμμετεχόντων στο γεύμα ή δείπνο (όνομα, ιδιότητα, κλπ.)

5. Συμβάσεις συνεργατών: ο φορέας θα πρέπει να καταθέσει στον ΕΟΤ τις τυχόν σχετικές Συμβάσεις που έχει συνάψει με συνεργάτες του που αφορούν στην υλοποίηση της διοργάνωσης (π.χ. σύμβαση μίσθωσης χώρου, ξενοδοχεία για την φιλοξενία των συμμετεχόντων, προσφορά γεύματος ή δείπνου, οπτικοακουστικό υλικό, δαπάνες για την επικοινωνία/προβολή της διοργάνωσης, λειτουργικά έξοδα, κλπ.). 

Στην περίπτωση που οι Συμβάσεις δεν έχουν συναφθεί στην ελληνική γλώσσα, θα πρέπει να κατατεθεί επίσημη μετάφραση (γίνονται δεκτές οι επίσημες μεταφράσεις με σφραγίδα εταιρίας μεταφραστών ή μεταφραστή).

6. Επιστολή ή έγγραφο περί άλλων χορηγών – χορηγίες από φορείς Γενικής Κυβέρνησης, Περιφέρειες, Δήμοι: Ο φορέας θα πρέπει να καταθέσει στον ΕΟΤ εγγράφως, επιστολή (ή έγγραφο) στην οποία θα αναφέρεται αν υπάρχουν άλλοι χορηγοί που συμμετέχουν οικονομικά στην διοργάνωση/δράση/εκδήλωση. Στην περίπτωση που χορηγός είναι φορέας της Γενικής Κυβέρνησης, Περιφέρεια ή Δήμος, κλπ. τότε θα πρέπει να καταθέσει τις σχετικές αποφάσεις των φορέων Γενικής Κυβέρνησης, Περιφέρειας ή Δήμου, οι οποίες θα είναι αναρτημένες στη Διαύγεια καθώς και τις σχετικές Συμβάσεις που έχουν συναφθεί με τον φορέα.

Επισημάνσεις:

• Στην περίπτωση που Δήμος είναι χορηγός στην εκδήλωση, ο φορέας θα πρέπει να καταθέσει τις σχετικές αποφάσεις του Δήμου (αναρτημένες στην Διαύγεια) καθώς και την σχετική ανάθεση.

• Στην περίπτωση που ο Δήμος έχει αναθέσει στον φορέα που αιτείται οικονομική συμμετοχή του ΕΟΤ την διοργάνωση, στην Σύμβαση που θα έχει συναφθεί μεταξύ του Δήμου και του Φορέα, θα πρέπει να αναφέρεται ότι ο φορέας έχει το δικαίωμα να αιτηθεί χορηγίας σε άλλους φορείς για την κάλυψη δαπανών που δεν εντάσσονται στη Σύμβαση. Την απόφαση Δημοτικού Συμβουλίου και τη Σύμβαση θα πρέπει να συνοδεύει η Τεχνική Μελέτη του Δήμου.

 7. Φορολογική και Ασφαλιστική Ενημερότητα, όπου απαιτείται.

Κατά την εκταμίευση της δαπάνης θα προσκομίζεται από τον φορέα φορολογική και ασφαλιστική ενημερότητα σε ισχύ.

8. Φωτοαντίγραφο λογαριασμού Τραπέζης του φορέα, στο οποίο θα φαίνονται ευκρινώς η Τράπεζα, ο αριθμός λογαριασμού και το ΙΒΑΝ.

9. Όλα τα αποδεικτικά τήρησης των αντισταθμιστικών παροχών για τον ΕΟΤ, όπως αυτά ορίστηκαν στην σχετική απόφαση που έχει εκδοθεί από τον ΕΟΤ και έχει κοινοποιηθεί στον φορέα διοργάνωσης.

Στην απόφαση της οικονομικής συμμετοχής του ΕΟΤ ορίζεται τριμελής Επιτροπή πιστοποίησης και καλής εκτέλεσης των αντισταθμιστικών παροχών και εργασιών η οποία είτε μπορεί να παρίσταται κατά την διοργάνωση της ενέργειας, είτε Επιτροπή παραλαβής και πιστοποίησης των αντισταθμιστικών παροχών που υποχρεούται ο φορέας να προσκομίσει. Η Επιτροπή συντάσσει σχετικό πρακτικό το οποίο υποβάλλει αρμοδίως και συνοδεύει το φάκελο της πληρωμής.

Τα ανωτέρω δικαιολογητικά και παραστατικά είναι υποχρεωτικά.