Υποβολή αιτήματος και δικαιολογητικών

Η κατάθεση των κατωτέρω δικαιολογητικών είναι υποχρεωτική προκειμένου να εξεταστεί το αίτημα του φορέα – διοργανωτή. Χωρίς την κατάθεση τους δεν είναι δυνατή η περαιτέρω αξιολόγηση του αιτήματος του φορέα.

Α. Δικαιολογητικά για Κερδοσκοπικούς Φορείς

1.Καταστατικό του φορέα με όλες τις τροποποιήσεις αυτού.
2.Πιστοποιητικό ΓΕΜΗ, στο οποίο θα αποτυπώνονται όλες οι τροποποιήσεις του Καταστατικού του φορέα καθώς και οι νόμιμοι εκπρόσωποι αυτού.
Στην περίπτωση ύπαρξης πληρεξούσιου περί ορισμού εκπροσώπου που θα ενεργήσει εκ μέρους του φορέα για την κατάθεση αιτήματος, δικαιολογητικών ,επικοινωνίας με τρίτους κλπ και αν το αναφερόμενο πληρεξούσιο έχει συνταχθεί σε παλιότερο χρόνο (π.χ. δύο έτη πριν) τότε θα πρέπει να φέρει σφραγίδα συμβολαιογράφου που θα βεβαιώνει ότι δεν έχει ανακληθεί και ισχύει.
Όταν στο καταστατικό αναφέρεται η συμμετοχή ξένης εταιρείας με ποσοστό πάνω από 50% θα προσκομίζονται νομιμοποιητικά στοιχεία της ξένης εταιρείας.
3. Πράξη Δ.Σ. του φορέα συγκρότησης σε σώμα/ανάδειξης Διοικητικού Συμβουλίου (στην περίπτωση ύπαρξης Δ.Σ.)
4. Τα υποχρεωτικά δικαιολογητικά του Ν. 4129/2013 (άρθρο 41), όπως αυτός έχει τροποποιηθεί και ισχύει σήμερα, δηλαδή:
• Αναλυτικός οικονομικός απολογισμός προηγούμενου έτους που αφορά στη συνολική οικονομική δραστηριότητα του φορέα.
• Αναλυτικός οικονομικός προϋπολογισμός τρέχοντος έτους που αφορά στη συνολική οικονομική δραστηριότητα του φορέα.
• Υπεύθυνη δήλωση του νομίμου εκπροσώπου του φορέα στην οποία δηλώνεται ότι: «τα υποβληθέντα δικαιολογητικά είναι τα οριζόμενα στο άρθρο 180 παρ. 1 του νόμου 4820/2021»
5. Αναλυτικός Προϋπολογισμός της δράσης/εκδήλωσης με έξοδα και έσοδα.
Ο αναλυτικός οικονομικός προϋπολογισμός της διοργάνωσης θα πρέπει να είναι ρεαλιστικός, να αποτυπώνει με σαφήνεια τις δαπάνες που θα απαιτηθούν για την δράση ανά κατηγορία και να είναι υπογεγραμμένος από το Νόμιμο εκπρόσωπο του φορέα (σύμφωνα με το Καταστατικό του) και με σφραγίδα του φορέα.
• Σε περίπτωση που ο φορέας υποστηρίζει τη δράση μόνο με δικά του έξοδα πρέπει να καταθέσει στον ΕΟΤ Υπεύθυνη Δήλωση στην οποία θα βεβαιώνεται ρητά ότι ο φορέας διοργάνωσης αναλαμβάνει εξ ολοκλήρου το κόστος διοργάνωσης της δράσης/εκδήλωσης.
• Στην περίπτωση που στην δράση / ενέργεια υπάρχουν συνδιοργανωτές τότε θα πρέπει να κατατεθεί στον ΕΟΤ το σχετικό Ιδιωτικό Συμφωνητικό ή η Σύμβαση (ή Ιδιωτικά Συμφωνητικά ή Συμβάσεις), στην οποία θα αποτυπώνεται τι αναλαμβάνει κάθε διοργανωτής, όσον αφορά στο οικονομικό κόστος.
Όλες οι Υπεύθυνες Δηλώσεις θα πρέπει να είναι υπογεγραμμένες από το Νόμιμο Εκπρόσωπο του φορέα σύμφωνα με το Καταστατικό του και θεωρημένες σύμφωνα με τις εκάστοτε ισχύουσες διατάξεις (ψηφιακά ή συμβατικά).

Β. Δικαιολογητικά για Μη Κερδοσκοπικούς Φορείς (αστικές μη κερδοσκοπικές εταιρείες, σωματεία, ιδρύματα, κοινωνικές συνεταιριστικές επιχειρήσεις και λοιποί μη κερδοσκοπικοί φορείς)

1.Καταστατικό του φορέα με όλες τις τροποποιήσεις αυτού.
2.Πιστοποιητικό Πρωτοδικείου στο οποίο θα αποτυπώνονται όλες οι τροποποιήσεις του Καταστατικού του φορέα καθώς και οι νόμιμοι εκπρόσωποι αυτού.
Στην περίπτωση ύπαρξης πληρεξούσιου περί ορισμού εκπροσώπου που θα ενεργήσει εκ μέρους του φορέα για την κατάθεση αιτήματος, δικαιολογητικών, επικοινωνίας με τρίτους κλπ και αν το αναφερόμενο πληρεξούσιο έχει συνταχθεί σε παλιότερο χρόνο (π.χ. δύο έτη πριν) τότε θα πρέπει να φέρει σφραγίδα συμβολαιογράφου που θα βεβαιώνει ότι δεν έχει ανακληθεί και ισχύει.
Όταν στο καταστατικό αναφέρεται η συμμετοχή ξένης εταιρείας με ποσοστό πάνω από 50% θα προσκομίζονται νομιμοποιητικά στοιχεία της ξένης εταιρείας.
3. Πράξη Δ.Σ. του φορέα συγκρότησης σε σώμα/ανάδειξης Διοικητικού Συμβουλίου (στην περίπτωση ύπαρξης Δ.Σ.)
4. Τα υποχρεωτικά δικαιολογητικά του Ν. 4129/2013 (άρθρο 41), όπως αυτός έχει τροποποιηθεί και ισχύει, δηλαδή:
• Αναλυτικός οικονομικός απολογισμός προηγούμενου έτους που αφορά στη συνολική οικονομική δραστηριότητα του φορέα.
• Αναλυτικός οικονομικός προϋπολογισμός τρέχοντος έτους που αφορά στη συνολική οικονομική δραστηριότητα του φορέα.
• Υπεύθυνη δήλωση του νομίμου εκπροσώπου του φορέα στην οποία δηλώνεται ότι: «τα υποβληθέντα δικαιολογητικά είναι τα οριζόμενα στο άρθρο 180 παρ. 1 του νόμου 4820/2021».
5. Αναλυτικός Προϋπολογισμός της δράσης/εκδήλωσης με έξοδα και έσοδα.
Ο αναλυτικός οικονομικός προϋπολογισμός της διοργάνωσης θα πρέπει να είναι ρεαλιστικός, να αποτυπώνει με σαφήνεια τις δαπάνες που θα απαιτηθούν για την δράση ανά κατηγορία και να είναι υπογεγραμμένος από το Νόμιμο εκπρόσωπο του φορέα (σύμφωνα με το Καταστατικό του) και με σφραγίδα του φορέα.
• Στην περίπτωση που στην δράση / ενέργεια υπάρχουν συνδιοργανωτές τότε θα πρέπει να κατατεθεί στον ΕΟΤ το σχετικό Ιδιωτικό Συμφωνητικό ή η Σύμβαση (ή Ιδιωτικά Συμφωνητικά ή Συμβάσεις), στην οποία θα αποτυπώνεται τι αναλαμβάνει όσον αφορά στο οικονομικό κόστος, ο κάθε διοργανωτής.
• Σε περίπτωση που ο φορέας υποστηρίζει με δικά του έξοδα μόνο τη δράση πρέπει να καταθέσει στον ΕΟΤ Υπεύθυνη Δήλωση στην οποία θα βεβαιώνεται ρητά ότι ο φορέας διοργάνωσης αναλαμβάνει εξ ολοκλήρου το κόστος διοργάνωσης της δράσης/εκδήλωσης.
6. Στην περίπτωση που ο φορέας δεν έχει επιχορηγηθεί καθ΄ οιονδήποτε τρόπο από τους φορείς της Γενικής Κυβέρνησης, θα πρέπει να καταθέσει στον ΕΟΤ Υπεύθυνη Δήλωση, υπογεγραμμένη από το νόμιμο εκπρόσωπο του φορέα στην οποία θα δηλώνεται ότι: ο «φορέας δεν έχει επιχορηγηθεί καθ΄ οιονδήποτε τρόπο από τους φορείς της Γενικής Κυβέρνησης»
7. Στην περίπτωση που ο φορέας διοργάνωσης έχει επιχορηγηθεί από φορέα Γενικής Κυβέρνησης, θα πρέπει να καταθέσει:
• Απολογισμό της επιχορήγησης ή χρηματοδότησης που έλαβε κατά το προηγούμενο έτος και είναι μικρότερη του 100% των συνολικών χρηματικών ποσών που διαχειρίστηκαν.
• Υπεύθυνη Δήλωση στην οποία θα δηλώνεται ρητά α. το ποσό με το οποίο έχει επιχορηγηθεί για δράση του από το έτος 2015 και μετά, με ποσά άνω των τριών χιλιάδων (3.000,00) ευρώ ετησίως, καθώς και από ποιους φορείς Γενικής Κυβέρνησης και β. θα βεβαιώνεται η ανάρτηση απολογιστικών στοιχείων δαπανών με αναφορά των νόμιμων παραστατικών, του αντικειμένου και του ύψους της συναλλαγής στο Μητρώο Επιχορηγούμενων Φορέων του προγράμματος Διαύγεια.
• Αντίγραφο των απολογιστικών στοιχείων δαπανών του φορέα από τον πίνακα του Μητρώου Επιχορηγούμενων Φορέων, σύμφωνα με το Ν. 4305/14 (άρθρο 16).
Ο Ελληνικός Οργανισμός Τουρισμού θα ελέγξει το Μητρώο Επιχορηγούμενων Φορέων σύμφωνα με την Υπεύθυνη Δήλωση του Φορέα και τα επισυναπτόμενα αντίγραφα προκειμένου να διαπιστώσει την ακρίβεια των στοιχείων .
Όλες οι Υπεύθυνες Δηλώσεις θα πρέπει να είναι υπογεγραμμένες από το Νόμιμο Εκπρόσωπο του φορέα σύμφωνα με το Καταστατικό του και θεωρημένες σύμφωνα με τις εκάστοτε ισχύουσες διατάξεις (ψηφιακά ή συμβατικά).